Para organizar seu dia utilize os 5 passos da Técnica GTD (Getting Things Done) ou em português “A arte de fazer acontecer” criada por David Allen, a qual tem como objetivo tornar seu dia mais planejado e produtivo!

Tempo é o artigo mais democrático do mundo, todos temos a mesma quantidade!

Por isso, devemos escolher bem no que vamos dedicar o nosso tempo e energia, afinal estes são recursos limitados!

E foi para isso que a técnica GTD foi criada, para te ajudar a organizar seu dia através de planejamento e priorização, resultando em uma agenda semanal com as atividades mais importantes, deixando assim tempo para o que é realmente importa!

Então, vamos aos 5 passos para organizar melhor seu dia!

A técnica GTD é composta por 5 Passos e 8  “caixas de organização”!

Todo o processo que vamos descrever abaixo está detalhado nesta planilha de ORGANIZAÇÃO SEMANAL, uma ferramenta imperdível para te ajudar a organizar seu dia de forma eficiente!

PASSOS

1. Coletar
2. Processar
3. Organizar
4. Planejar
5. Executar

CAIXAS DE ORGANIZAÇÃO

1. Caixa de Entrada
2. Próxima Ações
3. Calendário
4. Projetos
5. Aguardando
6. Talvez um Dia
7. Arquivo
8. Lixo

QUANDO: 24 horas

O QUE: ANOTAR tudo na  “CAIXA DE ENTRADA”

ONDE: Planilha de Organização Semanal, uma folha de papel, celular ou até o papel de pão, o importante é ANOTAR!

Quantas vezes você já se pegou tentando lembrar de uma atividade que precisava fazer, mas não se recordava o que era?

Lembre-se de quanta energia você dedicou para tentar se lembrar o que era, e quanto tempo você perdeu fazendo outras coisas que não era o que deveria estar fazendo?

Isso é desperdício de tempo e energia, portanto o primeiro passo é ANOTAR tudo o que você precisa fazer, lembrou que precisa apagar a luz do quarto? ANOTE, lembrou que precisa comprar leite? ANOTE, lembrou que tem uma entrega importante para segunda? ANOTE, repita o mantra comigo “ANOTE, ANOTE e ANOTE”

“Vamos delegar a função de guardar informação para a folha de papel e deixar para o nosso cérebro as atividades mais complexas!”

Ou seja, ANOTE assim que pensar no que precisa fazer!

2-) PROCESSAR

QUANDO: 1 vez por Dia

O QUE: Avaliar a CAIXA DE ENTRADA e classificar as atividades nas suas devidas “Caixas”:

• LIXO
• ARQUIVO
• TALVEZ
• PROJETO
• AGUARDANDO
• CALENDÁRIO
• PRÓXIMAS AÇÕES

ONDE: Planilha de Organização Semanal, agenda física ou digital.

Está é a etapa mais importante do GTD é nela que iremos classificar as atividades por nível de importância e complexidade!

Acima temos a figura de como o fluxo do processo deve funcionar, como pode observar esta etapa é composta por 5 perguntas chaves:

1-) Esta atividade é tem uma atividade para ser executada? Ou seja é ACIONÁVEL?

Se NÃO, ela pode ir para 3 “caixas”:

• LIXO (não preciso mais desta atividade, nem vou precisar no futuro)
• ARQUIVO (guardar a atividade para revisar no futuro)
• TALVEZ (talvez um dia eu faça essa atividade- revisitar algum dia)

Se SIM, passe para a próxima pergunta:

2-) É uma atividade de ação única?

Se NÃO, ela vai para a caixa de PROJETOS, no qual devemos desmembrar esta “grande atividade” em atividades únicas.

Se SIM, passamos para a próxima pergunta:

3-) Essa atividade pode ser feita em menos de 2 minutos?

Se SIM,  EXECUTE, tire essa atividade da frente, é menos uma!

Sem preguiça, só vai e faz, leva menos de 2 minutos!

Se NÃO, passe para a próxima pergunta:

4-) Sou EU que devo fazer esta atividade?

Se NÃO, delegue ao responsável e coloque na caixa do AGUARDANDO!

Se SIM, passe para a próxima pergunta:

5-) Essa atividade tem uma data específica?

Se SIM, coloque na caixa de CALENDÁRIO e agenda a atividade para a data específica.

DICA: Utilize o Google agenda para planejar as atividades de calendário!

Se NÃO, coloque na caixa de PRÓXIMAS ATIVIDADES

Pronto, agora além de tirar da sua lista tudo aquilo que pode ser rapidamente resolvido (regra dos 2 minutos), você já sabe:

1. O que não precisa ou não tem nada o que possa fazer;
2. O que não depende de você;
3. O que tem data para ser feito;
4. E o que realmente precisa ser feito!

INCRÍVEL, não é? Já sentiu o peso que saiu das suas costas? A boa notícia é que pode ficar ainda melhor, por isso vamos para o próximo passo ORGANIZAR!

3-) ORGANIZAR

QUANDO: 1 vez por Semana

O QUE: Organizar a sua caixa de PROJETOS e PRÓXIMAS ATIVIDADES em listas personalizadas

ONDE: Planilha de Organização Semanal, agenda física ou digital.

Agora que você já sabe exatamente quais atividades precisa fazer, vamos organizar e entender à quais “áreas” elas pertencem, essa separação deve fazer sentido para você, não existindo assim uma regra fixa, porém para te ajudar vamos dar alguns exemplos:

• Projetos Pessoais e Profissionais
• Atividade de casa, trabalho, faculdade

Esta separação pode ser ampliada para matérias da faculdade ou projetos específicos, o importante é que você separe e classifique da maneira que melhor funcionar para você, uma vez que o objetivo é facilitar a definição da nossa agenda semanal!

QUANDO: 1 vez por Semana

O QUE: Definir prioridades das próximas ações e definir sua agenda semanal

ONDE: Planilha de Organização Semanal, agenda física ou digital.

Escolha um dia da semana para organizar a sua agenda, recomendamos que seja o primeiro ou último dia, como Segunda, Sexta ou Domingo, pois assim você já começa a semana sendo produtivo!

Nesta fase você deve:

1. Verificar na caixa de CALENDÁRIO se existe uma atividade agendada para esta semana;
2. Verificar sua caixa de PRÓXIMAS AÇÕES e priorizar quais vão ser feitas nesta semana;
3. Verificar na caixa de AGUARDANDO o que precisa cobrar na semana;
4. Revise sua lista do TALVEZ se tem algo a voltar para o PRÓXIMAS AÇÕES!

5-) EXECUTAR

Agora é hora da Ação! Pega sua AGENDA SEMANAL e siga o planejamento!

É claro que Imprevistos vão acontecer, nesse caso repita o mantra “ANOTE, ANOTE e ANOTE” e passe pelo processo de PROCESSAR!

Mas lembre-se, agora que você tem uma agenda organizada, com horas “planejadas” para os imprevistos!

Por isso RESPIRA, VAI e VOA!

Agora que seu dia já está organizado que tal conhecer os 👉5 Passos para empreender do zero

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